Die Hausverwaltung ist mit verschiedenen Begrifflichkeiten verbunden. Wie sich diese definieren lassen und welche Aufgaben sie übernehmen, ist den meisten auf den ersten Blick nicht bewusst. Ganz im Gegenteil, die unterschiedlichen Begriffe und ihre Besonderheiten sorgen bei vielen Mietern und Eigentümern eher für Verwirrung. In diesem Beitrag widmen wir uns der WEG-Verwaltung. Wir gehen der Bedeutung dieses Begriffs auf den Grund, analysieren die verschiedenen Aufgaben der Verwaltungsform und gehen auf die Kosten ein. Darüber hinaus erklären wir Ihnen, welche Vorteile die WEG-Verwaltung mit sich bringt und worauf besonders zu achten ist.
Wofür braucht man eine Hausverwaltung?
Eine Hausverwaltung kommt dann ins Spiel, wenn ein Eigentümer seine Immobilien vermietet. Die Kontrolle der Mieteinnahmen, die Beauftragung von Dienstleistern, die Wohnungsübergabe bei Neuvermietungen und die Buchhaltung nehmen viel Zeit in Anspruch und übersteigen die Kenntnisse der meisten Hausbesitzer. Es gibt deshalb die Möglichkeit, die Verwaltung des Gebäudes an eine professionelle Hausverwaltung zu übergeben. Eine solche Verwaltung benötigt man, wenn man keine Zeit hat, um seine Immobilie selbst zu verwalten. Außerdem ist dieser Prozess mit zahlreichen buchhalterischen und rechtlichen Aufgaben verbunden. Diese kann und möchte der Hausbesitzer häufig nicht selbst übernehmen. Aus diesem Grund ist es überaus nützlich, in einem solchen Fall auf eine professionelle Hausverwaltung zurückgreifen zu können, die sich um alles kümmert.
Was ist eine Wohneigentümergemeinschaft (WEG)?
Es kommt oft vor, dass ein Wohngebäude nicht einem einzelnen Eigentümer gehört. Laut offizieller Definition des Gesetzgebers ist eine Wohneigentümergemeinschaft die Gesamtheit der Eigentümer einer Wohnanlage. Der beauftragte Notar stellt eine Gemeinschaftsordnung und eine Teilungserklärung auf. Diese müssen beurkundet werden. In ihnen wird geregelt, wie die einzelnen Parteien der Wohnungseigentümergemeinschaft zusammenspielen.
Wichtig zu wissen für Mieter und Eigentümer: Die Abkürzung WEG wird sowohl für den Begriff „Wohnungseigentümergemeinschaft“ als auch für das „Wohnungseigentumsgesetz“ verwendet. Es besteht somit Verwechslungsgefahr. Als Eigentümer einer Wohnung in einer Eigentümergemeinschaft unterliegen Sie bestimmten Pflichten und Rechten. Diese sind in der Gemeinschaftsordnung, in der Teilungserklärung und in dem WEG-Wohnungseigentumsgesetz verankert. Die Aufgabe der Verwaltung eines Wohngebäudes kann von den Gemeinschaftsmitgliedern selbst übernommen werden. Häufig wird jedoch eine externe Verwaltung beauftragt. Welche Aspekte die WEG-Verwaltung umfasst, darauf gehen wir im Anschluss näher ein.
Was macht eine Hausverwaltung?
Grundsätzlich lässt sich sagen, dass eine Hausverwaltung alle Aufgaben übernehmen muss, die vertraglich festgelegt wurden. Eine gesetzliche Regelung gibt es in diesem Zusammenhang nicht. Das macht die Ausarbeitung eines guten Vertrags umso wichtiger. Die Verwaltung übernimmt alle Aufgaben, die mit der Verwaltung und Vermietung einer Wohnanlage einhergehen. Es handelt sich um eine Erfüllungshilfe der Vermieter, denn die Verwaltung übernimmt Aufgaben, die sonst den Eigentümer selbst treffen oder die in Teilaufgaben ausgelagert werden können. Darunter beispielsweise die Neuvermietung von Wohnungen, die auch an einen Makler delegiert werden kann.
Folgende Dinge können in den Aufgabenbereich einer Hausverwaltung fallen:
- Forderungsmanagement
- Beauftragung von Dienstleistern
- Neuvermietung von Wohnungen
- Kontrolle der Mieteinnahmen
- Übergabe bei Neuvermietung
- Kontrolle der Anlagen und der Immobilie
- Mieterhöhungen (Mietspiegel, Staffelmiete, etc.)
- Durchführung verschiedener Instandhaltungsmaßnahmen
- Ausarbeitung der Mietverträge
- Buchhaltung
- Nebenkostenabrechnung
- Bezahlung von Gebühren und Rechnungen
Die rechtliche Grundlage des WEG-Verwalters
Im Wohnungseigentumsgesetz wird rechtlich geregelt, welche Aufgaben die WEG-Verwaltung zu erfüllen hat. Von besonderem Interesse sind in diesem Zusammenhang die Paragrafen 20 bis 29. Die Verwaltung des gemeinschaftlichen Eigentums obliegt nach §§ 21 bis 25 den Wohnungseigentümern der Wohnanlage, sowie nach §§ 26 bis 28 dem ernannten Verwalter. Wenn die Wohnungseigentümergemeinschaft einen Verwaltungsbeirat bestellt hat, muss sich dieser an die Regelungen in § 29 Wohnungseigentumsgesetz halten.
In besonderen Einzelfällen können sich durch die Gemeinschaftsordnung, den WEG-Verwaltervertrag, die Rechtsprechung und den Beschluss der Wohnungseigentümergemeinschaft weitere Aufgaben für die WEG-Verwaltung ergeben. Es ist nicht möglich, die im Gesetz geregelten Aufgaben der WEG-Verwaltung einzuschränken. Auch nicht, wenn dies der Wunsch der Wohnungseigentümergemeinschaft ist.
Die Aufgaben der WEG-Hausverwaltung im Überblick
Bei einer Wohnungseigentümergemeinschaft gibt es sehr wohl eine gesetzliche Grundlage, auf deren Basis die WEG-Verwaltung agieren muss. Die Verwaltung des gemeinschaftlichen Eigentums umfasst die kaufmännische, technische und rechtliche Geschäftsführung. Hierbei müssen die Interessen aller Wohneigentümer im Mittelpunkt stehen. Im Falle der Wohneigentümergemeinschaft übernimmt die WEG-Verwaltung alle rechtlich festgelegten Aufgaben für das Gemeinschaftseigentum. Mit der Verwaltung der Eigentumswohnungen wird eine Sondereigentumsverwaltung beauftragt.
Kaufmännische Aufgaben
Die kaufmännischen Aufgaben der WEG-Verwaltung umfassen folgende Aspekte:
- Mitwirken bei Wohnungsverkäufen
- Verwaltung von Spar-, Giro- und Festgeldkonten
- Abrechnungen und Rechnungskontrolle, sowie Belegprüfung
- Erstellung und Prüfung von Wirtschaftsplänen
- Erstellung oder Veranlassung von Heizgeldabrechnungen
- Buchführung
- Prüfung der Eingänge und Ausgänge von Geld
- Überprüfung der monatlichen Hausgeldzahlungen, monatliche Sollstellung und Mahnwesen im Falle von Zahlungsverzug
- Disponierung und Verwaltung des Geldverkehrs, Lastschriftenabbuchungen verwalten und bearbeiten
- Liquiditätsplanung, Rechenschaftslegung, Inkasso und Wirtschaftlichkeit gegenüber den Wohnungseigentümern
- Regelung von Personalangelegenheiten im gemeinschaftlichen Eigentum (Hausmeister, Verwaltungsbeiräte, Müllbeauftragte, etc.)
- Anforderungen von Sonderumlagen berechnen
Technische Aufgaben
- Einweisung von Hausmeister und Handwerkern
- Beauftragung von Sachverständigen
- Überwachung unterschiedlicher Objekte (durch Begehungen)
- Veranlassung von Schadensbeseitigungen durch professionelle Dritte
- Organisation von Erhaltungs- und Sanierungsarbeiten (Planung, Vergabe, Überwachung und Abrechnung); umfasst die Bereiche Ausschreibungen, Preisanfragen, Auftragsvergabe, Rügen von Mängeln, Einhaltung von Gewährleistungsansprüchen, Rechnungskontrolle
- Durchführung von Versicherungsabrechnungen
- Entwicklung verschiedener Nutzungskonzepte
- Erfassung der Verbrauchswerte (darunter Strom, Wasser und Heizung)
- Wahrnehmung verschiedener Verkehrssicherungspflichten (inklusive Beachtung technischer Verordnungen, Brandschutz und TÜV-Kontrollen
- Bestellung von Schlüsseln
- Erstattung bei Schadensmeldungen (sowohl Verursacher als auch Versicherer)
Rechtliche Aufgaben
- Mitwirkung bei Hausgeldklagen, Beschlussanfechtungen und Gerichtsterminen
- Rechtliche Vertretung der Eigentümergemeinschaft
- Verhandlungen und Abschlüsse von Wartungsverträgen
- Beschaffung öffentlich-rechtlicher Genehmigungen durch Verhandlungen mit den zuständigen Ämtern
- Beachtung aller rechtlichen Verordnungen und Rahmenbedingungen
- Anwendung der aktuellen Rechtsprechungen und Gesetzesänderungen
- Einleitung von Mahnverfahren und Klagen bei Zahlungsrückständen
- Prüfung und Abschluss von Verträgen (bspw. Wartungs- oder Versicherungsverträge)
- Vertretung mit Anwälten und bei Gericht
- Ausführung der Rechtsdienstleistungen nach § 5 Rechtsdienstleistungsgesetz
Organisatorische Aufgaben
- Erstellung von Beschlussniederschriften und Sitzungsprotokollen
- Aufstellung und Einhaltung einer Hausordnung
- Wahrnehmung von Gerichts- und Ortsterminen
- Korrespondenz mit Mietern und Eigentümern vermieteter Wohnungen
- Führung der Beschlusssammlungen
- Beschwerdemanagement
- Entwicklung von Maßnahmen zur Vermeidung von Rechtsnachteilen und zur Wahrung von Fristen
- Erstellung und Verteilung von Aushängen und Rundschreiben an die Mitglieder der Wohnungseigentümergemeinschaft
- Planung und Durchführung der Eigentümerversammlung (inklusive Abstimmung des Termins, Tagesordnung und Protokoll)
Was ist der Verwaltungsbeirat und welche Aufgaben übernimmt er?
Welche Aufgaben vom Verwaltungsbeirat zu übernehmen sind, kann in der Gesetzgebung in § 29 Wohnungseigentumsgesetz nachgelesen werden.
Es sind die Wohnungseigentümer selbst, die während der Eigentümerversammlung per Stimmenmehrheit einen Verwaltungsbeirat bestellen können. Drei der Wohnungseigentümer bilden ein Gremium, bestehend aus zwei Beisitzern und einem Vorsitzenden. Diese Regelung tritt nur dann außer Kraft, wenn ein einstimmiger Beschluss der Wohnungseigentümer gefasst wurde. In diesem Fall kann der Verwaltungsbeirat ausnahmsweise aus nur zwei Personen bestehen. Wenn dieser Beschluss innerhalb der festgelegten Frist nicht angefochten wird, kann die eigentlich rechtswidrige Entscheidung wirksam durchgesetzt werden.
Der Verwaltungsbeirat tritt weder als Vertreter einzelner Wohnungseigentümer und der Eigentümergemeinschaft auf, noch hat er in irgendeiner Weise eine Handlungsbefugnis. Der Verwaltungsbeirat ist dafür zuständig, den WEG-Verwalter in seinen Aufgaben zu unterstützen und eine beratende Position einzunehmen. Weiterhin sollte an dieser Stelle betont werden, dass eine Wohnungseigentümergemeinschaft auch ohne einen Verwaltungsbeirat vollständig handlungs- und funktionsfähig ist. Es ist somit nicht gesetzlich vorgeschrieben, einen Beirat festzulegen.
Hat sich eine Wohnungseigentumsgemeinschaft dazu entschlossen, einen Verwaltungsbeirat zu bestimmen, so sollte dieser die WEG-Abrechnungen, Kostenvoranschläge, den Wirtschaftsplan und die Rechnungslegungen überprüfen, bevor die WEG-Eigentümerversammlung stattfindet. Der Beirat nimmt einen beratenden Standpunkt ein. Das Verwaltungsunternehmen der Wohnungseigentümergemeinschaft ist nicht zwingend dazu verpflichtet, den Ratschlägen des Verwaltungsbeirats nachzukommen. Schließlich besitzt es seine Pflichten lediglich gegenüber der Wohnungseigentümergemeinschaft.
So unterscheidet sich die WEG-Verwaltung von der Mietverwaltung
Handelt es sich bei einer Wohnanlage um eine Wohnungseigentümergemeinschaft, so müssen mehrere Verwaltungsposten besetzt werden. Der WEG-Verwalter kümmert sich um das Gemeinschaftseigentum des Wohnhauses. Wenn beispielsweise der Aufzug einer Wohnanlage saniert werden muss, so fällt dies in den Aufgabenbereich der WEG-Verwaltung. Ist es hingegen ein Eigentümer, der die Einbauküche in seiner Wohnung erneuern möchte, so gehört dies im Grunde genommen nicht zu den Aufgaben des WEG-Verwalters.
Es gibt heute zahlreiche Verwaltungsunternehmen, die neben der WEG-Verwaltung auch die professionelle Mietverwaltung anbieten. Ebenso gibt es Hausverwaltungen, die sich ausschließlich auf die Mietverwaltung konzentrieren. Im Gegensatz zu einer WEG-Verwaltung, sind die Interessen der Wohnungseigentümergemeinschaft für den Mietverwalter uninteressant. Er vertritt die Interessen des einzelnen Eigentümers. Zu seinen Aufgaben kann gehören, Mietverträge auszustellen, Mieterhöhungen durchzusetzen und neue Mieter für Einheiten im Mehrparteienhaus zu finden. Eine Provision für die Vermittlung darf er als Mietverwalter nicht verlangen. Es kann jedoch vertraglich festgehalten werden, dass der Mietverwalter für die Vermittlung der Wohnungen ein festgesetztes Entgelt bekommt. Der Mietverwalter muss sich nicht um die Organisation der WEG-Versammlung kümmern
So unterscheidet sich die WEG-Verwaltung von der Sondereigentumsverwaltung
Der Sondereigentumsverwalter ist ebenfalls für die Verwaltung des individuellen Eigentums zuständig. Er kann vom Eigentümer damit beauftragt werden, der Ansprechpartner für den Mieter der Wohnung zu sein und beispielsweise auch die jährliche Nebenkostenabrechnung erstellen. Zahlreiche Eigentümer entscheiden sich dazu, die WEG-Verwaltung ebenfalls mit der Sondereigentumsverwaltung zu beauftragen. Dadurch erhalten sie ein inklusives Paket, welches zahlreiche Aufgaben zusammenführt.
Was kostet eine WEG-Verwaltung?
Die Kosten der WEG-Verwaltung liegen grundsätzlich zwischen 18 € und 30 € pro Eigentumswohnung und Monat. Abhängig ist dies von der Größe der Wohnanlage, sowie von der Region. Einige Verwaltungsunternehmen berechnen die monatlichen Kosten auf der Basis des Prozentsatzes der Kaltmiete. Es handelt sich in diesem Fall um fünf bis sechs Prozent.
Hinzu kommt, dass zusätzliche Aufgaben und ihre Vergütung vertraglich festgehalten werden. Einige Sondertätigkeiten sind mit einem hohen Aufwand verbunden und müssen deshalb gesondert geregelt werden.
Die Selbstverwaltung der Wohnungseigentümergemeinschaft als Alternative
Am 1. Dezember 2020 wurde eine Reform des Wohnungseigentumsgesetzes durchgeführt. Seitdem ist es schwieriger geworden, die Verwaltung der WEG in die eigene Hand zu nehmen. Unmöglich ist es jedoch nicht. Wenn sich alle Eigentümer der Wohnungseigentümergemeinschaft einig sind, muss nach § 6a Abs. 2 und § 9b Abs. 1 des Wohnungseigentumsgesetzes nicht unbedingt ein professionelles Verwaltungsunternehmen mit der WEG-Verwaltung beauftragt werden.
Eigentümer ziehen dies in Betracht, wenn sie in der Vergangenheit bereits schlechte Erfahrungen mit WEG-Verwaltern gemacht haben, die Kosten scheuen oder keinen geeigneten Verwalter für ihre Wohnungseigentumsgemeinschaft finden können (Vgl. “Wann macht die Selbstverwaltung für eine WEG Sinn?“).
Ist die WEG für eine Selbstverwaltung geeignet?
Wenn sich die Eigentümer einer Wohnanlage dazu entscheiden, keinen professionellen Verwalter mit der Organisation ihrer WEG zu beauftragen, hat dies einige Folgen, die mitunter schwer wiegen. Denn die Person, welche die Verwaltung in die Hand nehmen wird, ist größtenteils ein Laie. Sie wird die Aufgaben nebenberuflich ausführen und gegebenenfalls sogar ehrenamtlich als Verwalter für die WEG einspringen. Folgende Aspekte sollten alle Eigentümer gemeinsam klären, bevor sie sich final für eine Selbstverwaltung entscheiden:
- Welche Kosten entstehen bei der Selbstverwaltung?
- Gibt es Eigentümer in der WEG, welche die Verwaltungsaufgaben übernehmen können?
- Welche Vor- und Nachteile bietet die Selbstverwaltung einer WEG?
- Eignet sich die WEG für eine Selbstverwaltung?
Die Wohneigentümer e.V. hat zwei praktische Checklisten erstellt, welche die Eigentümer einer Wohnanlage während einer Versammlung gemeinsam durchgehen können, um zu entscheiden, ob sie ihre WEG fremdverwalten lassen oder zu einer Selbstverwaltung tendieren.
Verwaltung durch einen internen Verwalter
Die Eigentümer der WEG entscheiden sich gemeinsam dafür, eine Person aus ihren eigenen Reihen zum WEG-Verwalter zu ernennen. Die Verpflichtungen und die Vergütung sollten in einem Vertrag festgehalten werden. Auf diese Weise kann eine allgemeingültige Basis geschaffen werden, von der alle Beteiligten ausgehen. Mündlich lassen sich die Vereinbarungen nicht mit einer solchen Verbindlichkeit treffen. Durch den Vertrag sichern sich sowohl die Eigentümer als auch die ernannte Verwaltung ab.
Sobald ein interner Verwalter ein Honorar für seine Tätigkeit bezieht, wird das Berufszulassungsgesetz für Wohnimmobilienverwalter relevant. Hinzu kommt, dass die Eigentümer einer Wohnanlage ab dem 1. Dezember 2022 einen Anspruch darauf haben, einen zertifizierten Verwalter zu beauftragen. Die entsprechende Rechtsverordnung gibt es bis zu diesem Zeitpunkt noch nicht, weshalb noch unklar ist, welche Anforderungen an die Zertifizierung eines WEG-Verwalters gestellt werden. Als interner WEG-Verwalter muss das Honorar grundsätzlich versteuert werden, weshalb ein Besuch beim Steuerberater sinnvoll ist.
Die „echte Selbstverwaltung“
Bei der „echten“ Selbstverwaltung einer WEG sind alle Eigentümer in gleichem Maße dafür zuständig, die Verwaltungsaufgaben in der WEG zu übernehmen. Dies ist mit einigem Mehraufwand verbunden. So müssen beispielsweise alle Verträge von sämtlichen Eigentümern der WEG unterschrieben werden. Die Gesetzesreform sieht nicht mehr vor, dass die Eigentümer per Beschluss einen Miteigentümer zum WEG-Verwalter ernennen können. Es kann aber weiterhin durchgesetzt werden, dass ein Miteigentümer einen Aufgabenkreis übernimmt und mit Hilfe einer Vertreterermächtigung bestimmte Aufgaben ausführt. Die Eigentümer einer WEG erstellen einen Geschäftsverteilungsplan, in dem die Aufgabenbereiche unmissverständlich zugeordnet werden. Auf diese Weise weiß jeder, welche Aufgaben in sein Kompetenzgebiet fallen. Die Kommunikation ist transparent und Missverständnisse können verhindert werden. Die Eigentümer verfügen über die notwendigen Vollmächte, um die Verträge in ihrem Kompetenzbereich zu verteilen und Rechtsgeschäfte gegenüber dritten Parteien vorzunehmen.
Software für die Hausverwaltung
Die Verwaltung einer Wohnungseigentümergemeinschaft ist mit einem hohen Aufwand verbunden. Es besteht zwar die Möglichkeit, die Aufgaben an mehrere Mitglieder der WEG zu delegieren oder eine professionelle WEG-Verwaltung zu beauftragen. Trotzdem kann man bei der Analyse und Prüfung der einzelnen Aufgabenbereiche schnell den Überblick verlieren.
Auch die Hausverwaltung ist mittlerweile in der modernen Zeit angekommen. Es gibt mehrere digitale Tools, welche die Organisation der Aufgaben einer WEG-Verwaltung stark erleichtern. Über eine solche Software können beispielsweise Abrechnungen erstellt werden. Oder aber die Zählerstände werden übersichtlich notiert und jegliche Daten geschützt gespeichert. In dem digitalen Tool kann eingesehen werden, wie viel Vermögen und Rücklagen das verwaltete Wohnobjekt besitzt. Wenn notwendig, können sogar Mahnschreiben verfasst und verschickt werden.
Mit Hilfe innovativer Software fällt es professionellen WEG-Verwaltern und Wohnungseigentümergemeinschaften in der Selbstverwaltung heutzutage sehr viel leichter, den Überblick zu behalten und alle Aufgaben der WEG-Verwaltung rechtmäßig und umfassend abzuarbeiten.
Fazit
Wer Miteigentümer einer Wohnanlage ist, muss sich mit seinen Pflichten auseinandersetzen. Die Verwaltung des Gemeinschaftseigentums ist mitunter komplex. Grundsätzlich kann sich eine Wohnungseigentümergemeinschaft für eine Selbstverwaltung entscheiden. Hierzu müssen jedoch einige wichtige Regeln beachtet werden, damit alle Vorgaben der Rechtsprechung eingehalten werden.
Viele Wohnungseigentümergemeinschaften entschließen sich auf Grund der Komplexität der Verwaltungsaufgaben dazu, ein professionelles Verwaltungsunternehmen in Anspruch zu nehmen. Die Kosten hierfür hängen unter anderem von der Region und der Größe der Wohnanlage ab.
Die Aufgaben einer WEG-Verwaltung umfassen kaufmännische, technische, rechtliche und organisatorische Aspekte. Während einige Aufgabenbereiche auf der Rechtsprechung basieren, können weitere Teilaufgaben vertraglich festgelegt werden. Darüber hinaus besteht die Möglichkeit, das Verwaltungsunternehmen neben der WEG-Verwaltung auch für die Mietverwaltung und die Sondereigentumsverwaltung einzusetzen.
